Согласно указанным изменениям, с 2020 года вводится электронный формат трудовых книжек. Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия работника, кроме тех, кто впервые устроился на работу. У таких граждан все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде.
В обязанности всех работодателей входит уведомление работников о введении электронных трудовых книжек. Также нужно уведомить о необходимости сделать выбор, по какой форме будет вестись трудовая книжка работника. Письменные уведомления необходимо выдать работникам не позднее 30 июня 2020 года.
До 31 декабря 2020 года включительно работникам необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки. Россияне, которые подадут заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получат бумажную трудовую книжку на руки. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником соответствующего заявления.
При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации. За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.Работодатели в течение 2020 года осуществляют следующие мероприятия:
1) уведомление до 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.
2) принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
2) подготовка и обсуждение с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации;
4) обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;
При сохранении работником бумажной трудовой книжки:
1) работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;
2) право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;
3) сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего месяца, в котором осуществлено кадровое мероприятие (прием, перевод, увольнение), либо работником подано заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности, представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.
При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя. Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия работодателей с территориальными органами Пенсионного фонда.
Начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.
25 декабря 2019 года вопрос «О представлении в Пенсионный фонд России сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде с 1 января 2020 года» рассмотрен на заседании Республиканской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. По итогам рассмотрения принято решение комиссии о действиях сторон социального партнерства и рекомендации в адрес органов государственной власти и местного самоуправления, Гострудинпекции труда в РС (Я), Управления Пенсионного фонда РФ в РС (Я).
14 января 2020 года вопрос рассмотрен на заседании межведомственной комиссии по снижению неформальной занятости, по итогам которого информационная кампания по вопросам формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде будут проводиться в том числе на межведомственных комиссиях в районах, даны рекомендации органам местного самоуправления.
Кроме того, в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика», 12 декабря 2019 года Правительством РФ внесен в Государственную думу Федерального Собрания РФ проект закона «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками».
Законопроектом предлагается провести с 1 апреля до 31 декабря 2020 года эксперимент по ведению электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено оформление в бумажном виде или ознакомление работника под роспись, без их дублирования на бумажном носителе. Эксперимент не будет распространяться на трудовые книжки работников. Принятие законопроекта позволит отработать в рамках эксперимента механизмы ведения и применения электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками.
Работодатели участвуют в эксперименте в добровольном порядке, при этом самостоятельно определяют виды документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент, структурные подразделения, участвующие в эксперименте, принимают локальные нормативные акты, касающиеся проведения эксперимента, в том числе об использовании электронной подписи работодателем и работником, сообщает департамент финансов ОА города Якутска.